Il est 21 h. Vous avez 3 devis à envoyer demain matin. Vous ouvrez le fichier Excel, celui de l'an dernier, et vous modifiez les lignes à la main. Vous oubliez de mettre à jour la TVA sur une ligne. Le client signe quand même. Vous découvrez l'écart de 400 € à la facture.
Ça vous parle ? Vous n'êtes pas seul. Et vous n'êtes pas nul en Excel. C'est Excel qui n'a jamais été conçu pour gérer vos devis et vos chantiers.
Cet article répond à une question simple : quand faut-il quitter Excel, pour quoi, et à quel prix ? Vous verrez les outils du marché, les gratuits comme les payants, puis le cas où un logiciel de devis sur mesure devient le bon choix. Même si vous n'achetez rien, vous saurez décider.
Excel pour les devis : le vrai problème, c'est quoi ?
Excel est excellent pour calculer. Il est mauvais pour garder une mémoire fiable de votre activité. Trois raisons.
Les erreurs s'y glissent sans bruit. Raymond Panko, professeur à l'Université d'Hawaï, a étudié des audits de tableurs réels. Selon Computerworld (article de 2004), des audits récents sur 54 tableurs ont trouvé des erreurs dans 49 d'entre eux, soit 91 %. L'étude est ancienne et le tableur n'est pas propre à l'artisanat, mais le constat reste simple : un fichier que l'on modifie à la main finit par contenir une erreur.
Les versions se multiplient. « devis_dupont_V2_final.xlsx », « devis_dupont_V2_final_OK.xlsx ». Lequel est parti chez le client ?
Rien n'est relié. Le devis est dans un fichier, le suivi du chantier dans un autre, les heures sur un carnet. Personne ne peut répondre en 10 secondes à « où en est le chantier Martin ? ».
Les 7 signes qu'il est temps de changer
Comptez combien de lignes vous reconnaissez.
- Vous refaites le même devis à chaque fois, en copiant l'ancien et en changeant les chiffres.
- Vous avez déjà envoyé un devis faux (mauvais prix, mauvaise quantité, TVA oubliée).
- Vous ne retrouvez pas un devis ancien sans fouiller dans vos dossiers.
- Vous seul comprenez le fichier. Votre conjoint, votre associé ou votre secrétaire n'ose pas y toucher.
- Vous ne savez pas combien chaque chantier vous a rapporté, ou coûté, avant la fin du mois.
- Vous ressaisissez les mêmes données à trois endroits (devis, planning, facture).
- Vous perdez plus d'une heure par jour à tenir tout ça à jour.
Trois signes ou plus : votre fichier vous coûte déjà plus cher qu'un outil. Un à deux signes : vous pouvez peut-être attendre.
Que choisir : Excel, un logiciel du marché ou un outil sur mesure ?
Il y a trois voies. Chacune a sa place.
Garder Excel (ou Google Sheets) : gratuit
À choisir si vous faites moins de 5 devis par mois, que vous travaillez seul et que votre devis tient en 10 lignes. Un bon modèle, des cellules verrouillées pour les formules, une sauvegarde automatique : ça peut tenir des années. Ne dépensez rien si c'est votre cas.
Un logiciel du marché : de 0 à environ 110 € par mois
Pour le bâtiment, il existe des logiciels prêts à l'emploi. Voici des repères relevés dans le comparatif de Shine, tous prix hors taxes par mois, à vérifier sur les sites des éditeurs car ils changent :
- Costructor : une formule gratuite, puis 12,50 € (micro-entrepreneur) et 25 € (professionnel du BTP).
- Obat : de 25 € (micro-entrepreneur) à 109 € (société).
- EBP Bâtiment : de 29,25 € à 69 € selon la formule.
- Sage Batigest Connect : à partir de 34,67 €.
Si votre métier est standard (plombier, électricien, peintre) et que vos devis suivent la logique classique du bâtiment, ces outils font très bien le travail. Leur force : bibliothèques de prix, factures, suivi des paiements. Leur limite : vous vous adaptez à l'outil, pas l'inverse. Et vous payez chaque mois, sans fin.
Un outil sur mesure : un paiement, puis une maintenance
Ça devient intéressant quand votre façon de chiffrer est particulière. Exemples concrets :
- Un menuisier qui chiffre selon des dimensions, des essences de bois et des coefficients maison.
- Un paysagiste qui calcule au mètre carré, avec des paliers de prix et des frais de déplacement par zone.
- Une entreprise de nettoyage qui facture selon la surface, la fréquence et le type de locaux.
- Un cabinet qui suit des dossiers avec des étapes qui lui sont propres.
Si aucun logiciel du marché ne colle à votre calcul, ou si vous finissez par tout refaire à côté dans Excel, l'outil sur mesure est le bon candidat.
Combien coûte un outil de devis sur mesure ?
Là, il faut être honnête sur les ordres de grandeur du marché. Selon Fenxi, un développement sur mesure complet pour PME démarre autour de 10 000 à 30 000 € HT (outil de base) et monte à 30 000 à 80 000 € pour une application métier avec plusieurs profils d'utilisateurs, des flux de travail et des intégrations. Le même article précise qu'en dessous de 5 000 €, on parle généralement de no-code ou d'un script amélioré, pas d'une application structurée.
Ce n'est pas le même besoin que le vôtre. Un calculateur de devis n'est pas un ERP. C'est pour ça que Fiddes Apps propose des outils cadrés, à prix affiché :
| Formule | Prix | Ce que c'est |
|---|---|---|
| Outil simple | 790 € | 1 fonction (par exemple un calculateur de devis), jusqu'à 3 utilisateurs |
| Outil métier | 1 490 € | plusieurs écrans, base de données, comptes utilisateurs, export PDF/Excel |
| Sur mesure | dès 2 900 € | intégrations (comptabilité, agenda, CRM), plus de 10 utilisateurs |
Hébergement et maintenance : 149 € par mois, engagement 12 mois. Cela comprend corrections, sauvegardes et petites évolutions jusqu'à 1 heure par mois. Les évolutions supplémentaires sont sur devis.
Paiement : Outil simple et Outil métier se règlent à la commande. Le sur mesure se règle 50 % à la commande, 50 % à la livraison.
Quel outil pour quel problème ?
Reprenons vos 7 signes.
Votre problème est le calcul du devis (signes 1, 2 et 4). Un calculateur de devis suffit : vous saisissez les quantités, il applique vos prix et vos règles, et vous obtenez un devis propre. C'est l'Outil simple à 790 €, avec une seule fonction et jusqu'à 3 utilisateurs.
Votre problème est de tout retrouver et de tout suivre (signes 3, 5, 6). Il vous faut plusieurs écrans : liste de devis, fiche chantier, base de données qui garde l'historique, comptes pour chaque personne de l'équipe, et un export PDF ou Excel pour sortir vos documents. C'est l'Outil métier à 1 490 €.
Votre problème touche aussi la comptabilité, l'agenda ou un CRM, ou vous êtes plus de 10 à l'utiliser. C'est le sur mesure, à partir de 2 900 €.
Une règle simple pour ne pas vous tromper : commencez par la plus petite formule qui règle votre plus gros problème. Si vous avez un doute, dites-nous ce que vous faites aujourd'hui dans votre fichier. On vous dit laquelle correspond.
Combien de temps pour amortir un outil ?
Faisons un calcul que vous pouvez refaire vous-même, avec vos chiffres.
Supposons que vous passiez 30 minutes de plus par devis à cause du fichier (recopie, vérification, mise en page), et que vous en faites 20 par mois. Cela fait 10 heures par mois. À 40 € de l'heure de votre temps, c'est 400 € par mois. Un Outil simple à 790 € plus la maintenance de 149 € par mois : le calcul se fait en quelques mois. C'est un exemple chiffré, pas une promesse : prenez vos propres chiffres, vos propres heures.
Et ça ne compte pas le devis faux, celui qui vous fait perdre 400 € d'un coup.
Comment ça se passe concrètement avec Fiddes Apps ?
Le modèle est simple : un prix affiché, un délai tenu. Il n'y a pas de travail avant paiement, donc pas de maquette gratuite. En contrepartie :
- Vous savez ce que vous payez avant de commander.
- Satisfait ou remboursé.
- 2 révisions incluses.
- Le logiciel est livré en quelques jours, pas en quelques mois.
Vous nous décrivez votre façon de chiffrer : vos prix, vos règles, vos cas particuliers. On construit l'outil autour de ça. Pas l'inverse.
